La boîte mail de l’établissement, triée, routée et archivée toute seule.
Vigie lit chaque mail entrant de la boîte générique, le classe dans une des 8 catégories de l’établissement, transmet les bons de livraison au bon contact logistique et les factures à leur archivage, et ne propose un brouillon de réponse que quand il y a vraiment quelque chose à répondre.
Les données de santé, elles, ne bougent pas : tout le traitement reste dans un environnement certifié HDS.
2 160
mails / mois traités
79 %
classés sans intervention
8
catégories métier
Alcura Santé
LivraisonBon de livraison BL-2026-08841
Transmis au magasin central
Sodexo Santé
FactureFacture FA-914722 — août 2026
Déposé dans la GED comptable
Mme Delcourt
PatientAttestation de séjour à obtenir
Brouillon de réponse proposé
Laboratoire Cerballiance
SantéCompte rendu de biologie
Confiné en enclave HDS
Réseau Pro Santé
DiversDécouvrez notre catalogue 2027
Archivé sans notification
3 interfaces, une application
Choisissez votre rôle pour explorer le prototype.
Secrétariat & accueil
Console de tri
La boîte générique arrive déjà triée. L'agent lit, vérifie le classement, valide ou corrige, et envoie le brouillon proposé. Rien ne part sans un humain.
- Boîte unifiée triée en 8 catégories
- Brouillons de réponse éditables
- Reclassement en un clic
Référent organisation
Règles & routage
Le paramétrage appartient à l'établissement : catégories, destinataires, conditions de routage. Tout est écrit en français, sans une ligne de code.
- 12 règles lisibles et réordonnables
- Destinataire par catégorie
- Simulateur avant mise en service
Direction
Pilotage & conformité
Le volume traité, le temps agent récupéré, et la preuve que la contrainte HDS est tenue mail par mail, avec un journal exportable.
- Volumes et temps gagné
- Journal d’audit complet
- Rapport de conformité HDS
Les 8 catégories de l’établissement
Définies avec l’établissement, modifiables à tout moment depuis l’interface de règles. Chacune a son destinataire et sa politique de réponse.
Bon de livraison
Bons de livraison fournisseurs (dispositifs médicaux, pharmacie, restauration, blanchisserie). Le mail d'origine et sa pièce jointe sont transmis intégralement au contact logistique du bon service.
412 mails / 30 j · 98 % de précision
Facture fournisseur
Factures et avoirs fournisseurs. Dépôt automatique dans la GED comptable avec le numéro de pièce extrait, plus copie au service facturier.
287 mails / 30 j · 97 % de précision
Question patient
Questions administratives de patients ou de proches (attestation, chambre particulière, facturation de séjour). Brouillon de réponse proposé, jamais envoyé sans validation humaine.
196 mails / 30 j · 93 % de précision
Rendez-vous
Demandes de prise, report ou annulation de rendez-vous en consultation externe. Brouillon de réponse avec les créneaux disponibles du praticien concerné.
331 mails / 30 j · 91 % de précision
Résultat / donnée de santé
Comptes rendus, résultats de biologie, échanges DMP. Traitement strictement confiné à l'enclave HDS : aucun contenu, aucune pièce jointe ne sort de l'hébergement certifié, aucun brouillon généré.
148 mails / 30 j · 99 % de précision
RH & candidatures
Candidatures spontanées, réponses à annonces, questions des agents sur la paie et les plannings. CV extrait et déposé dans le vivier RH.
124 mails / 30 j · 95 % de précision
Administratif & tutelle
Courriers ARS, CPAM, mutuelles, assurances, organismes de certification. Notification immédiate de la direction quand une échéance réglementaire est détectée dans le corps du mail.
89 mails / 30 j · 94 % de précision
Divers & indésirables
Démarchage commercial, newsletters, notifications automatiques sans destinataire métier. Archivage silencieux, consultable à tout moment, rien n'est supprimé.
573 mails / 30 j · 96 % de précision
La contrainte HDS n’est pas une case à cocher
Le tri d’une boîte hospitalière touche forcément à des données de santé. Le moteur les détecte, les isole, et les traite dans l’enclave certifiée. Aucun contenu patient n’est envoyé à un outil cloud grand public, ni pour classer, ni pour rédiger.
Concrètement : sur un compte rendu de biologie, Vigie route le mail au secrétariat médical et s’arrête là. Pas de brouillon, pas de résumé, pas de copie ailleurs.
Voir le journal d’auditHébergement certifié HDS
Le traitement tourne dans l'enclave santé de l'hébergeur certifié, pas sur un service grand public.
Aucun transit hors HDS
Un mail porteur de donnée de santé ne quitte jamais le périmètre certifié, pièces jointes comprises.
Tout est journalisé
Chaque classement, routage et validation est horodaté, attribué et exportable pour un audit.
La main reste humaine
Aucune réponse ne part automatiquement. Le moteur propose, un agent valide.
Ce qui est livré
Une automatisation testée sur vos mails réels
Mise en service sur la boîte générique, réglée sur un échantillon de vos vrais mails jusqu’à ce que le classement soit juste.
Une documentation sans jargon
Un guide en français simple : ce que fait chaque catégorie, comment changer un destinataire, quoi faire si un mail est mal classé.
Une session de présentation
Une démonstration en direct avec les équipes concernées, questions et réponses, et les ajustements pris sur place.